Excel表格是企業(yè)早期階段的救星，然而，現(xiàn)在您的企業(yè)成長(zhǎng)了，最好轉(zhuǎn)向可以與您的公司一起擴(kuò)展和發(fā)展的CRM軟件。

從銷(xiāo)售自動(dòng)化到舒適的潛在客戶生成，隨著您雇用更多的銷(xiāo)售代表，CRM使您的銷(xiāo)售流程更順暢、更容易擴(kuò)展。

Excel表格無(wú)法替代CRM系統(tǒng)軟件，原因是：

　　1、交叉引用記錄

　　成功地交叉引用記錄涉及能夠從一條線索點(diǎn)擊到他的訂單，并查看數(shù)據(jù)庫(kù)中的其他該線索的信息，并可以允許其他同事共享。

　　創(chuàng)建可以交叉引用的詳細(xì)記錄對(duì)于優(yōu)化銷(xiāo)售渠道和銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)發(fā)揮其全部潛力至關(guān)重要。

　　使用Excel表格，不可能創(chuàng)建公司記錄以方便地查看您在數(shù)據(jù)庫(kù)中擁有的潛在客戶公司的其他成員。您的同事已經(jīng)與之互動(dòng)并開(kāi)始對(duì)話的潛在公司的人員也不例外。

引申閱讀：從Excel表格切換到CRM

　　2、保持干凈的記錄

　　保持?jǐn)?shù)據(jù)清潔可確保您的銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)輕松鎖定信息，但是，使用Excel表格并就沒(méi)那么容易了。

　　總需要安排一個(gè)人來(lái)檢查每一位數(shù)據(jù)是否唯一且正確，否則，同一潛在客戶可能會(huì)被多個(gè)人聯(lián)系，這不僅會(huì)產(chǎn)生內(nèi)耗，還會(huì)影響你公司的聲譽(yù)。

　　Excel表格允許銷(xiāo)售經(jīng)理根據(jù)需要填寫(xiě)數(shù)據(jù)，將字段留空，使用不同的字體或文本大小，使Excel表格難以檢索。在Excel表格中注冊(cè)潛在客戶時(shí)，您的銷(xiāo)售代表可能會(huì)不小心打錯(cuò)字，從而使將來(lái)很難找到該潛在客戶。

　　CRM簡(jiǎn)化流程以消除這些常見(jiàn)錯(cuò)誤，讓您的客戶群保持清潔變得很容易。

　　3、保留數(shù)據(jù)更改的審計(jì)跟蹤

　　作為經(jīng)理，您希望了解您的銷(xiāo)售和客戶支持代理在銷(xiāo)售線索方面取得的進(jìn)展。您希望跟蹤與潛在客戶進(jìn)行的每一次更新，這是可以理解的。這是你的工作。

　　雖然很容易在Excel表格中查看上次更新的時(shí)間，但很難檢查到底更新了什么以及誰(shuí)添加了數(shù)據(jù)。

　　尤其是當(dāng)您因其他管理職責(zé)而時(shí)間緊迫時(shí)。

　　擁有一個(gè)CRM系統(tǒng)，其中每個(gè)更新都附加到名稱(chēng)、時(shí)間戳和特定記錄，這意味著您可以輕松跟蹤對(duì)您的業(yè)務(wù)很重要的進(jìn)度指標(biāo)……

• 每個(gè)階段有多少筆交易

• 已回復(fù)多少外聯(lián)電子郵件

• 有多少陌生電話促成了一次成功的對(duì)話

• 銷(xiāo)售代表收集的有關(guān)潛在客戶的信息

• 現(xiàn)有客戶向您的支持團(tuán)隊(duì)報(bào)告的任何問(wèn)題

　　4、將潛在客戶數(shù)據(jù)和反應(yīng)與電子郵件活動(dòng)相匹配

　　除非您使用CRM，否則您可能必須使用多個(gè)不同的系統(tǒng)來(lái)維護(hù)數(shù)據(jù)和發(fā)送電子郵件活動(dòng)，這些系統(tǒng)通常不會(huì)相互集成。

　　每次你開(kāi)始一個(gè)新的活動(dòng)時(shí)，你手動(dòng)復(fù)制所有的電子郵件地址并將它們輸入到你的郵件工具中。您還必須手動(dòng)標(biāo)記要求從郵件列表中退訂的電子郵件地址。

　　5、舒適地跟蹤即將到來(lái)的行動(dòng)項(xiàng)目

　　使用Excel表格，很難以任何規(guī)模自動(dòng)化您的工作流程。

　　銷(xiāo)售代表將時(shí)間花在手動(dòng)執(zhí)行后續(xù)任務(wù)等任務(wù)上，而不是聯(lián)系新的潛在客戶。

　　這會(huì)減慢您的工作流程。越來(lái)越多的手動(dòng)任務(wù)會(huì)消耗同事的精力，導(dǎo)致他們?cè)谂c潛在客戶通電話時(shí)聽(tīng)起來(lái)很累，并損害了您的聲譽(yù)。

　　使用CRM可以自動(dòng)執(zhí)行這些任務(wù)。

　　讓銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)專(zhuān)注于真正重要的事情——銷(xiāo)售產(chǎn)品和服務(wù)。這不僅為培養(yǎng)與現(xiàn)有潛在客戶的關(guān)系開(kāi)辟了更多時(shí)間，而且還與新潛在客戶建立了聯(lián)系。

　　6、密切關(guān)注銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)的活動(dòng)

　　使用Excel表格，您的銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)的活動(dòng)即使對(duì)管理層來(lái)說(shuō)仍然是個(gè)謎。

• 他們聯(lián)系了多少客戶?

• 完成了多少演示?

• 每個(gè)銷(xiāo)售代表的贏/輸比率是多少?

• 您產(chǎn)生了多少新的潛在客戶?

• 您在特定時(shí)期內(nèi)完成了多少筆交易?

• 客戶流失了多少?

• 發(fā)出多少報(bào)價(jià)?

　　唯一知道的方法是問(wèn)他們并希望他們記得。

　　相反，CRM 通過(guò)將所有這些指標(biāo)編譯成易于解釋和易于導(dǎo)出的報(bào)告來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題——銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)活動(dòng)報(bào)告、銷(xiāo)售渠道報(bào)告、C 級(jí)別的業(yè)務(wù)健康報(bào)告等。

　　使用這些報(bào)告來(lái)改變您的策略并更好地適應(yīng)您的買(mǎi)家角色，同時(shí)向您展示哪些代理需要您的幫助來(lái)實(shí)現(xiàn)他們的全部潛力。

　　7、提供可靠的銷(xiāo)售報(bào)告

　　如果您無(wú)法訪問(wèn)準(zhǔn)確的銷(xiāo)售報(bào)告，那么做出準(zhǔn)確的銷(xiāo)售預(yù)測(cè)、調(diào)整流程和分析數(shù)據(jù)以制定戰(zhàn)略決策將變得越來(lái)越困難。

　　使用Excel表格，將數(shù)據(jù)劃分為做出準(zhǔn)確預(yù)測(cè)所需的類(lèi)別是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。您的數(shù)據(jù)根本不夠可靠。

　　CRM可讓您根據(jù)幾乎所有參數(shù)過(guò)濾數(shù)據(jù)，包括但不限于……

• 地點(diǎn)

• 行業(yè)

• 客戶在公司的職位

• 處理潛在客戶的銷(xiāo)售經(jīng)理

• 客戶類(lèi)型

• 產(chǎn)品類(lèi)別

• 選擇的時(shí)間段

　　這有助于編制可靠的報(bào)告，使分析師能夠更好地預(yù)測(cè)貴公司的增長(zhǎng)。

　　擁有您可以真正信任的數(shù)據(jù)是能夠規(guī)劃公司未來(lái)的關(guān)鍵組成部分。好的報(bào)告不僅可以突出您的銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)做得好的事情 - 它們還可以讓您看到您需要更多關(guān)注的領(lǐng)域。

　　一些CRM系統(tǒng)，如 八駿CRM，允許您為不同的目的生成許多不同的報(bào)告。

　　這些報(bào)告可以與管理和預(yù)測(cè)相關(guān)，例如……

• 按來(lái)源銷(xiāo)售：哪些銷(xiāo)售渠道帶來(lái)最多的潛在客戶和付費(fèi)客戶

• 銷(xiāo)售目標(biāo)：您的團(tuán)隊(duì)是否達(dá)到目標(biāo)或落后

• 銷(xiāo)售管道：查看每個(gè)階段的交易數(shù)量以及預(yù)期交易金額

• 階段平均時(shí)間：交易在每個(gè)階段花費(fèi)的時(shí)間

• 交易失敗的原因：為什么交易失敗了

• 特定交易的階段時(shí)間：專(zhuān)注于特定交易以完成它們

• 銷(xiāo)售預(yù)測(cè)：衡量您業(yè)務(wù)的整體健康狀況

　　這是一個(gè)擴(kuò)展的報(bào)告列表，可以為您公司的幾乎每個(gè)部門(mén)構(gòu)建 CRM。

　　8、確保您的數(shù)據(jù)庫(kù)安全

　　當(dāng)您的整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)可以直接從Excel表格下載而無(wú)需通知時(shí)，它是否安全?詳細(xì)的用戶權(quán)限根本不可能。

　　任何擁有編輯權(quán)限的人都可以編輯任何數(shù)據(jù)集、評(píng)論任何數(shù)據(jù)集以及從Excel表格中刪除任何數(shù)據(jù)集。

　　如果有像交易金額這樣的私人信息，您必須創(chuàng)建一個(gè)單獨(dú)的文檔，以使這些信息只有合適的人才能訪問(wèn)。

　　這只是額外的麻煩。

　　完善的 CRM 系統(tǒng)有助于管理整個(gè)公司的不同訪問(wèn)級(jí)別，確保看到某些信息的唯一人是您希望看到的人。

　　權(quán)限基于參數(shù)，例如……

• 他們看到了哪些任務(wù)

• 他們看到了哪些線索

• 他們是否可以管理帳單信息

• 報(bào)告訪問(wèn)

• 用戶可以刪除或?qū)С瞿男┯涗?/p>

• 他們看到記錄中的哪些字段

• 他們是否可以分配記錄

　　使用CRM系統(tǒng)，您可以確保您的所有數(shù)據(jù)受到保護(hù)。使用CRM進(jìn)行定制的潛力幾乎是無(wú)限的，確保您可以按照自己的意愿制作系統(tǒng)。